Miteinand‘ statt nebeneinander her
Die interne Kommunikation als Chance
„Psst. Hast du schon gehört, dass…?“ „Ach echt? Das habe ich ja noch gar nicht mitbekommen!“ Wer kennt solche Gespräche auf dem Büroflur nicht? Und das, obwohl wir alle im Arbeitsalltag ja ununterbrochen kommunizieren. Mit den Mitarbeitenden bzw. der Führungskraft, mit den Kolleginnen und Kollegen und gleichzeitig mit allen externen geschäftlichen Kontakten sowie Kundinnen und Kunden. Währenddessen haben wir ständig die unterschiedlichsten Kanäle und Endgeräte im Blick. Da kann man doch eigentlich sagen: Läuft doch mit der Kommunikation.
Und das ist das Stichwort. Denn ein Thema, das schon seit Jahren auch in kleineren Unternehmen immer präsenter wird und durch Trends wie New Work zusätzlich an Bedeutung gewonnen hat, ist die interne Kommunikation.
Jetzt stellt sich natürlich die berechtigte Frage: Warum braucht es neben den eh schon vielen Informationen, die täglich so auf uns einprasseln, auch noch eine offizielle interne Kommunikation? Damit haben wir uns im Team schon eine Weile auseinandergesetzt. Und je länger wir uns mit dieser einen Frage beschäftigt haben, desto mehr Fragen sind uns eingefallen:
- Wie können wir es ermöglichen, dass unsere Kolleginnen und Kollegen frühzeitig die Informationen erhalten, die für sie relevant sind – und das über den eigenen Bereich hinweg und ohne Umwege?
- Und wie stellen wir sicher, dass die Informationen auch wahrgenommen und genutzt werden?
- Wie garantieren wir eine einheitliche Kommunikation ohne Missverständnisse und mit möglichst wenig Interpretationsspielraum?
- Wie können wir den Alltag und das Einarbeiten unserer neuen Kolleginnen und Kollegen auch im Homeoffice erleichtern und effizienter gestalten?
- Wie können wir verhindern, dass internes Wissen verloren geht?
- Wie können wir sicherstellen, dass mit der Eröffnung der Kompetenzstelle Digitalisierung in Waldkirchen die neuen Mitarbeitenden in unser Team integriert werden und sie immer auf dem neuesten Informationsstand sind, obwohl sie nicht „im selben Haus“ sitzen?
- Wie können wir trotz des mobilen Arbeitens das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken?
Als die Liste mit den Fragen immer länger wurde, war uns spätestens klar: Auch wenn die BayTM kein großer Konzern mit tausenden Mitarbeitenden ist: An einer professionellen internen Kommunikation kommt man auch als kleineres Unternehmen nicht vorbei.
Effizienz steigern und Frustration vermeiden
Das Problem ist, dass die Bedeutung der internen Kommunikation häufig noch unterschätzt wird. Auch wir haben in manchen Situationen die Erfahrung gemacht, dass wichtige Informationen nicht rechtzeitig diejenigen erreichen, für die sie relevant sind und sich Mitarbeitende nicht gut informiert fühlen. Die möglichen Folgen: doppelte Arbeitsschritte, ineffektive Prozesse, Aufkommen von Missverständnissen, Mutmaßungen, Gerüchten und Frustration. Eine einheitliche interne Kommunikation steuert genau dem entgegen.
Die Gründe für eine professionelle interne Kommunikation liegen für uns also auf der Hand. Dennoch haben wir uns im nächsten Schritt nochmal intensiv mit den individuellen Prioritäten und Anforderungen der BayTM auseinandergesetzt, um die für uns relevantesten Ziele zu identifizieren:
- Effizientes Arbeiten: Wissen und Informationen sind jederzeit und überall verfügbar.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Unternehmenserfolg durch zusätzliche Motivation und Identifikation mit der BayTM.
- Teamspirit: Interne Kommunikation erzeugt ein Zusammengehörigkeitsgefühl, funktioniert im Dialog und sorgt für Wertschätzung.
Wissen ist Macht
Ich gebe zu, das klingt jetzt alles noch recht theoretisch. Um unsere Ziele zu erreichen, müssen jetzt natürlich konkrete Maßnahmen her. Sehr zentral ist dabei das Thema Wissensmanagement. Denn: Wissen ist Macht. Das galt nicht nur im Zeitalter der Aufklärung, sondern ist in der heutigen Arbeitswelt ein bedeutender Faktor für den Unternehmenserfolg. Unsere interne Kommunikation ist die zentrale Stelle, die das Wissen im Unternehmen bündelt, sortiert, aufbereitet und allen zugänglich macht. Somit können alle Kolleginnen und Kollegen davon profitieren, es für die eigene Arbeit effizient nutzen und dadurch Zeit und Ressourcen sparen. Dafür halten wir stetig die Ohren offen, sammeln Input, identifizieren neue Themen und ermutigen die Teammitglieder ihr Wissen zu teilen.
Damit unser gesammeltes Wissen auch genau zum richtigen Zeitpunkt bei der richtigen Zielgruppe ankommt, setzen wir auf einen funktionierenden Informations- und Wissenstransfer. Dafür steht eine ganze Palette an unterschiedlichen analogen oder digitalen Informationskanälen zur Verfügung. Das kann vom schwarzen Brett bis zur Mitarbeiter App grundsätzlich erstmal alles sein.
Wir nutzen eine ganze Reihe unterschiedlicher Kanäle und Formate, die wir je nach Kommunikationsanlass, Zielgruppe und Content bespielen. Zum Beispiel:
- Das Intranet: Unser Intranet haben wir in den letzten Monaten ganz neu konzeptioniert und aufgebaut. Ziel war es, sämtliche bereichsübergreifende Kommunikation und Informationen zu sammeln und gebündelt bereitzustellen. Dafür haben wir uns intensiv mit einer intuitiven Nutzerführung, der Digitalisierung interner Prozesse und der Aufbereitung unseres Contents für verschiedene Formate und Anwendungsfälle auseinandergesetzt. Daneben hat auch die informelle Kommunikation bei uns ihr zuhause im Intranet.
- Die BayTM Meet Ups: Zweimal die Woche trifft sich das ganze Team virtuell für 15 Minuten. In dieser Zeit informieren wir uns gegenseitig über die aktuellsten Themen und Projekte. Bei diesem Format geht es darum, dass alle Kolleginnen und Kollegen einen Überblick über die Themen erhalten, die die BayTM gerade so beschäftigen.
- Der interne Newsletter: Im Gegensatz zu den newsgetriebenen Meet Ups nutzen wir unseren internen Newsletter nicht für tagesaktuelle Themen, sondern um ein bestimmtes Thema ausführlich und aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten. Das Team findet darin alles Wissenswerte auf einen Blick und können bei Bedarf bestimmte Informationen jederzeit und schnell wiederfinden.
Unsere drei wichtigsten Erkenntnisse der letzten Monate
- Die Mischung macht’s: Wir kombinieren newsgetriebene Kanäle mit nicht tagesaktuellen Formaten. So können wir neben den wichtigsten News, die schnell alle erreichen müssen, auch ausführliche Hintergrundinformationen zu bestimmten Themen bieten.
- Ein zu viel an Kommunikation gibt es nicht: Themen können gerne für die unterschiedlichen Kanäle unterschiedlich aufbereitet werden. Manche Zielgruppen lesen vielleicht lieber etwas, andere schauen sich lieber kurz ein Erklärvideo an. Für komplexere Themen bietet sich die Erstellung eines Kommunikationsplans an, um keine Info zu vergessen.
- Interne Kommunikation lebt von Interaktion: Wir nutzen möglichst viele Informationskanäle, die Feedback erlauben. So können wir schnell reagieren und alle Teammitglieder involvieren.